博物馆设计根据在文物点交入库时，库房保管员要认真核对文物和目录卡上的藏品现状描述情况，如有不符之处要及时提出来，经编目人员认真核实后修改，经库房保管员认可后方能生效。
如果不掌握一些枪械知识，就不可能判断一枝枪是否完整，残缺什么零部件，就不能全面、准确登录现状。登录时要仔细察看器物包括附件在内的每个部位。书籍的每一页，衣物的里、面、兜等隐藏部位等都要观察清楚。准确写出残缺的部件、残损的位置及程度。
有的藏品在入馆前已长久存放，上面布满灰尘。需经过清洁、消毒后再编目入库，应当登录清洁后的现状。但有些在文物形成过程中生成的一些污垢、污渍，因其反映了文物的历史特征，蕴含着生动的文物情节，这样的文物特征应保存，并在现状中描述。
